El coronavirus ha venido para cambiarlo todo. La obligada aceleración en la transformación digital de las empresas ha cogido a más de una a contrapié, el teletrabajo será a medio y largo plazo mucho más habitual que antes y sectores como el turismo o la hostelería viven en una encrucijada. Aunque no todos los sectores tienen una vía de escape, hay uno que, pese a estar entre los más afectados, ha podido reinventarse en cierto modo: el de los eventos. Los congresos virtuales se están convirtiendo en algo cada vez más habitual.
Cualquier cosa que implique una congregación relativamente numerosa de gente en un mismo espacio debe ser replanteada. No importa si es una graduación, una misa, una feria de muestras o un seminario: hay que darle una vuelta para que internet sea el hilo conductor y todo aquello de lo que se hable pueda seguirse a distancia.
Los congresos virtuales, en principio, no son nada nuevo. Muchos grandes eventos ya se retransmitían por streaming, los webinars están a la orden del día y las clases magistrales online ayudan a la formación de muchas personas a lo largo y ancho del planeta. Pero, hasta este año 2020, sencillamente no había ningún hueco que llenar. Los pabellones de ferias de muestras seguían llenándose, los salones de actos estaban hasta los topes y no parecía haber nada de lo que preocuparse. Error.
No se trata de seguir una charla desde la distancia. Eso ya podía hacerse antes. El reto es acortar distancias de forma que sea posible seguir interactuando con colegas de otras empresas y sectores, ampliando nuestras redes de contactos y buscando promocionar nuestra marca y captar nuevos clientes. No todo está perdido, pero hay que saber tocar las teclas adecuadas para que los nuevos congresos virtuales no se conviertan en simples llamadas múltiples de Zoom con desconocidos.
Consejos para organizar congresos virtuales
No es la situación ideal, el alcance será más limitado que de forma presencial y las complicaciones pueden llegar a frustrarnos. Pero la rueda debe seguir girando. La supervivencia de las empresas está por encima de los obstáculos que se presenten por el camino, por lo que apostar por los congresos virtuales es casi una obligación mientras no puedan realizarse de la manera tradicional. Aquí van algunos consejos básicos:
- Crea algo atractivo. Es posible que haya algún invitado que siempre has tenido en mente pero, por disponibilidad geográfica, nunca haya formado parte de tus eventos. Aprovecha que ya no tienes que pagarle el viaje y la estancia para contar con su figura en tu cartel. Crear algo atractivo es básico para contar con el público que necesitas.
- Mima el networking. La gran mayoría de profesionales viaja físicamente a congresos solo para hacer contactos y captar clientes. Ya que eso no será posible cara a cara, como empresa organizadora debes crear el ecosistema necesario para que los desconocidos puedan contactar entre ellos. Un directorio privado de empresas participantes, un listado de contactos, grupos privados en redes sociales… Hay muchos recursos online (y gratis) para hacerlo.
- Aprovecha el ahorro de costes. No tendrás que reservar un auditorio, contratar staff ni pagar a una empresa de catering. Ya que puedes permitirte sacar adelante el evento sin esos gastos, aprovecha para ahorrar (algo básico en esta época), pero también para tener pequeños detalles con quien participe en tu evento. Un sencillo agradecimiento por apostar por ti en estos tiempos.
- No falles. Haz pruebas técnicas hasta la saciedad. Asegúrate de que todo funciona correctamente. No puedes permitirte tener a la gente colgada delante de la pantalla mientras reinicias el wifi. Aquí no hay una sala de espera en la que reunirse ni un cóctel con el que pasar el rato hasta que la organización lo arregle todo. Esa frialdad puede generarte una mala reputación que luego te costará más levantar.
- Escala. Tómatelo como una oportunidad. Si en otros eventos reunías a 100 personas, internet te permite llegar a miles. Con un programa atractivo, un networking que funcione y una buena organización, los congresos virtuales pueden ayudarte a salir de tus círculos habituales y darte a conocer más allá de tu ámbito tradicional.
Si buscas organizar congresos virtuales en tu sector, podemos ayudarte. Necesitarás una estrategia, un plan de comunicación y muchas ideas. Pero, con los ingredientes adecuados, esta nueva receta puede resultar incluso más sabrosa y fructífera que la clásica.